Apa yang Dimaksud Notulensi?

 

Dalam sebuah rapat besar, biasanya ada seorang yang memiliki tugas untuk mencatat. Pencatat dalam rapat ini biasa disebut notulen, sedangkan catatan yang dihasilkannya disebut sebagai notulensi.

Notulensi biasanya ditulis olah seorang yang dipercaya dan menghadiri rapat tersebut. Ini juga ditulis secara real-time seiring dengan berjalannya rapat dan berkonsentrasi pada hasil serta tindakan yang berorientasi pada tujuan rapat.

Notulensi merupakan catatan resmi suatu rapat atau sidang berisikan siapa, apa, bagaimana, dan hasil dari suatu hal yang dirapatkan atau disidangkan. Ini juga bisa diartikan sebagai hasil suatu pembicaraan rapat yang telah ditulis dengan rapi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, notulensi adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicaran dan diputuskan di dalamnya. Dalam notulensi ditulis menyertakan poin-poin kesepakatan dan tidak kesepakatan dengan ringkas dan koheren.

Secara umum, ini adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara atau kegiatan mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan. Dengan mencatat semua hal penting tersebut, dapat bertujuan mengingat dan dapat menjadi evaluasi bersama.

Fungsi

1. Menjadi Panduan

Hasil dari notulensi berisikan keputusan dari rapat secara detail. Sehingga, hasilnya bisa dijadikan panduan untuk rapat-rapat selanjutnya.

2. Pengingat Bagi Setiap Anggota

Dalam sebuah rapat pasti ada kegiatan me-review kembali isi rapat sebelumnya. Mereview ulang tentu akan sangat sulit apabila tidak dicatat secara detail. Adanya notulensi dapat membantu anggota rapat mengingat kembali isi rapat yang lalu.

3. Referensi Bagi Anggota yang Absen

Bagi anggota yang berhalangan hadir pada rapat sebelumnya, tentu akan sulit memahami isi rapat berikutnya. Di sinilah salah satu fungsi notulensi rapat. Apa yang dihasilkan di rapat sebelumnya bisa dijadikan referensi bagi anggota yang sebelumnya absen. Dengan begitu, anggota yang baru mengikuti rapat sudah mengetahui hasil dari rapat sebelumnya.

4. Menghemat Waktu Rapat

Notulensi rapat dapat menghemat waktu, karena semua tugas untuk masing-masing anggota sudah tercatat dengan baik dan jelas. Sehingga, anggota tidak perlu menanyakan berulang-ulang karena sudah ada jawabannya.

Sumber : https://www.kelaspintar.id/blog/inspirasi/apa-yang-dimaksud-notulensi-16146/